Nu är det dags att börja planera för hur ni vill hålla er stämma och vilka möjligheter ni vill ge era aktieägare och nyckelpersoner att kunna delta. Men vad bör man tänka på i planeringen? Och vilka datum finns det att förhålla sig till? Tillsammans med Legimeet har vi skapat en guide med allt du behöver ha koll på inför bolagsstämman.
Alla aktiebolag måste ha minst en bolagsstämma varje år. Vid bolagsstämman samlas ägarna för att ta viktiga beslut om bolagets verksamhet. På bolagsstämman har alla aktieägare rätt att delta och även rätt att ställa frågor och föra en dialog med styrelse, ledning och revisor.
Datum att förhålla sig till inför årsstämman
Styrelsen ska kalla till årsstämma tidigast 6 och senast 4 veckor före stämman. För privata aktiebolag får det finnas regler i bolagsordningen om att kallelsen kan skickas ut senare än 4 veckor, men inte senare än 2 veckor före stämman.
Kallelsen ska innehålla:
- tid och plats för stämman
- förslag på dagordning
- huvudsakligt innehåll i varje förslag
- information om aktieägarnas rätt att delta på stämman
Det finns även ytterligare krav beroende på vilka frågor som ska tas upp på stämman. Kom ihåg att aktieägare ska kunna lämna in skriftliga förslag som de vill att bolagsstämman ska ta beslut om. Begäran ska vara hos styrelsen senast en vecka innan styrelsen kallar till bolagsstämman.
Beställ bolagsstämmoaktiebok
Beställ er aktiebok i god tid. Om ni har er aktiebok hos Euroclear måste ni beställa bolagsstämmoaktieboken senast 28 dagar före ordinarie stämma. Har ni den hos andra leverantörer rekommenderar vi att stämma av med dem vilken tid som gäller.
Anmälningsdag till stämman
Enligt Aktiebolagslagen får sista anmälningsdag inte sättas tidigare än 5 vardagar före stämman och endast om det står i bolagsordningen.
Nya möjligheter för aktieägare att delta på nästa stämma
Legimeet har en plattform för hybrida, digitala och fysiska stämmor. I plattformen kan alla aktieägare delta på lika villkor oavsett var de befinner sig. Alla kan vara med i diskussioner och omröstningar på distans snabbt och enkelt. Ett grönt och billigare alternativ utan extra lokal och resekostnader.
– Vi ser att efterfrågan att erbjuda alternativ till enbart fysisk deltagande har ökat och vi är stolta att tillsammans med Lexly erbjuda vår tjänst. Via Legimeet kan du på ett effektivt och säkert bjuda in dina deltagare digitalt och arrangera stämman från ditt konferensrum, säger Johan Aronsson, vd Legimeet.
Se hur enkelt det är att ha sin stämma i Legimeet
Läs mer om Legimeet här
Om Legimeet
Legimeet tar ansvar för mötesprocessen från start till mål.
1. Förberedelser
- Registreringssida för digital anmälan av deltagare
- Förtidsröstning via digital poströstning
- Digital hantering av fullmakter
- Avstämning av aktiebok mot deltagare
- Automatiserad röstlängd som tar hänsyn till förtidsröster
2. Livestämman
- Hybrid, fysiskt eller digitalt möte
- Röstning och dialog i realtid
3. Dokumentation
- Röstresultat för mötesprotokoll
- SRD II kvitton och bekräftelser
- Kompletta loggfiler för full spårbarhet
Regelverk
Legimeet lever upp till EU-krav och svensk lagstiftning både för noterade och onoterade bolag. All data från stämman lagras, görs tillgänglig i enlighet med gällande krav och anonymiseras därefter automatiskt i överensstämmelse med GDPR-förordningen.
Saknar ni en aktiebok? Ladda ner vår mall helt kostnadsfritt
Alla aktiebolag är skyldiga att upprätta en aktiebok och den måste även finnas tillgänglig för allmänheten i fysisk eller digital form. Saknas en aktiebok kan styrelsen i aktiebolaget riskera böter eller fängelse.
Behöver ni en aktiebok? Använd vår kostnadsfria mall så kan du vara säker på att du får med alla obligatoriska uppgifter som behövs.
Du hittar vår mall för aktiebok här. Om du har frågor eller vill veta mer är du välkommen att ringa oss på telefon 0771 24 00 24.
